Documentos válidos para deducir los gastos de tu actividad

Existe una gran controversia acerca de lo que se considera un documento justificativo de un gasto, aunque la ley es muy clara al respecto. Intentaremos aclarar, con la reglamentación en mano, lo que son, y lo que no son, justificantes legalmente admitidos para la deducibilidad de los gastos.

Primero veamos qué requisitos debe cumplir un gasto para considerarlo fiscalmente deducible de una actividad económica:

• Deben ser gastos vinculados directamente a la actividad económica, es decir, con objeto de obtener ingresos
• Deben estar convenientemente justificados (documentado) mediante facturas
• Deben estar registrado contablemente

Por lo tanto, no se puede considerar un gasto si no está convenientemente justificado (documentado).

¿Cómo justificarlo? Pues bien, en el artículo 106.4 Ley General tributaria leemos,

«Artículo 106. Normas sobre medios y valoración de la prueba.
(…)
4. Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación o mediante el documento sustitutivo emitido con ocasión de su realización que cumplan en ambos supuestos los requisitos señalados en la normativa tributaria.»

Qué nos dice este artículo, pues que los gastos deducibles que sean por operaciones entre empresarios debe estar justificados documentalmente con facturas. No vale un recibo bancario, ni un ticket, ni un extracto bancario con el cargo de un bien o servicio. Sólo son documentos válidos las facturas. También habla de «documento sustitutivo» especificando que debe cumplir los requisitos señalados en la normativa tributaria, esto se refiere a los casos en los que la ley admite otro documento como justificante, como en las operaciones de los regímenes especiales del Impuesto, artículo 16 RD 1619/2012, y otros casos contemplados por ley. Pero nunca se considera cargos en la tarjeta o en banco como documento legal para deducirse el gasto de una operación realizada entre empresarios en territorio de aplicación del impuesto (España).

El artículo 6 RD 1619/2012 nos dice los requisitos que debe contener una factura, y en su punto 4 nos indica que, esos datos que aparecen en ese artículo, son los necesarios para considerar el documento como justificativo de la deducción.

«Artículo 6. Contenido de la factura.
(…)
4. A efectos de lo dispuesto en el artículo 97.Uno de la Ley del Impuesto, tendrá la consideración de factura aquella que contenga todos los datos y reúna los requisitos a que se refiere este artículo.»

El artículo 97.Uno de la Ley del Impuesto hace referencia precisamente a los requisitos formales de la deducción. Por lo tanto los datos contenidos en una factura simplificada recogidos en el artículo 7 RD 1619/2012 no son suficientes para considerar formalmente un gasto como deducible, deben contener, además, los datos recogidos en el artículo 7.2 RD 1619/2012, que son: el IVA desglosado y el NIF y domicilio de la persona que recibe la factura (el empresario que quiere deducir el gasto).

Normativa de referencia en este artículo:

• Art. 106.4 Ley General tributaria, donde se expone que los gastos deducibles, deberán justificarse mediante factura que cumpla con los requisitos señalados en la norma tributaria.
• Art. 1 y siguientes del RD 1619/2012, que recoge quien está obligado a expedir, entregar y conservar justificantes de las operaciones.
• Art. 6.4 RD 1619/2012, donde nos indica el contenido que la factura a efectos del lo dispuesto en el artículo 97.Uno Ley 37/1992 (o sea, para considerarla como deducible)
• Art. 7.2 RD 1619/2012, donde nos indica el contenido que la factura simplificada a efectos del lo dispuesto en el artículo 97.Uno Ley 37/1992 (o sea, para considerarla como deducible)
• Art. 97.1 Ley 37/1992, donde nos dice los requisitos formales de la deducción, factura original con los datos segun el artículo. 6.4 RD 1619/2012
• art. 11 y 18 RD 1619/2012, donde se recoge el plazo para expedir una factura (hacerla) y para remitirla (enviarla) al cliente

Contenido de la factura

La factura debe contener según el (artículo 6 RD 1619/2012):

• Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa
• La fecha de su expedición
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones
• Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura
• Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones
• Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, tal y como ésta se define por los artículos 78 y 79 de la Ley del Impuesto, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario
• El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones
• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura
• En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, indicación de que la operación está exenta
• En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de este Reglamento, la mención «facturación por el destinatario»
• En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo»
• En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «régimen especial de las agencias de viajes»
• En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección»
• En el caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja la mención «régimen especial del criterio de caja

Las facturas así realizadas permite al destinatario de la misma deducirse el gastos (siempre que cumpla con los otros dos requisitos de la deducibilidad vistos en el punto anterior) según señala el artículo 6.4 RD 1619/2012).

Contenido de la factura simplificada

La factura simplificada contiene (artículo 7 RD 1619/2012):

• Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa
• La fecha de su expedición
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura
• Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición
• La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados
• Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión «IVA incluido»
• Contraprestación total
• En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican
• En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, indicación de que la operación está exenta
• En el caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja la mención «régimen especial del criterio de caja

El mismo artículo recoge, que cuando el cliente sea un empresario o profesional y así lo exija, y para que éste se pueda deducir el gasto, la factura simplificada deberá contener además (artículo 7.2 RD 1619/2012):

• Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, así como el domicilio del destinatario de las operaciones
• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado

Esperamos haya sido útil el artículo y sepas exactamente qué documentos y cómo deben ser para que los puedas considerar como gasto de tu actividad.